Verantwortlicher und Kontakt
Verantwortlich ist die REALISTIC ASIA COMPANY LIMITED (Realistic Asia Co., Ltd.). Unsere auf dieser deutschsprachigen Website angegebene Geschäfts- und Kontaktanschrift lautet: No. B-TT08-51, Galaxy 4 Street, Ngan Ha Van Phuc Residential Area, Ha Dong Ward, Hanoi City, Vietnam.
Für Datenschutzanliegen und Ihre Reiseberatung erreichen Sie uns unter request@realisticasia.com oder +84 977 860 338. Weitere Unternehmensangaben finden Sie im Impressum.
Für welche Angebote diese Erklärung gilt
Diese Erklärung beschreibt die deutschsprachige Website, das Formular zur individuellen Reiseplanung und die daran anschließende Kommunikation mit Realistic Asia. Sie orientiert sich an unserer internationalen Privacy Policy und berücksichtigt die auf dieser Website vorgesehenen Funktionen.
Verlinkte Websites, Zahlungsanbieter und Plattformen wie WhatsApp, Google oder Apple verarbeiten Daten auch nach eigenen Datenschutzbestimmungen. Die bloße Nutzung unserer Website ist keine pauschale Einwilligung in Werbung oder beliebige Datenweitergaben.
Welche Informationen wir erhalten
Reiseanfragen: Je nach Ihren Eingaben verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, Kontaktkanal, Beratungssprache und Staatsangehörigkeit. Hinzu kommen Reiseziele, Wunschorte, Reisezeitraum oder Reisemonat, gewünschte Dauer, Planungsstatus, Anzahl und Altersgruppen der Reisenden, Budget, Interessen, Unterkunfts- und Zimmerwünsche, Reisetempo, Strandwünsche, Flugstatus und freiwillige Nachrichten.
Kontaktformular und E-Mail-Bestätigung: Wir verarbeiten Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Anliegen und den Nachrichtentext. Telefonnummer und Buchungsreferenz sind grundsätzlich freiwillig; bei Telefon oder WhatsApp als Antwortweg wird Ihre Nummer benötigt. Vor dem Absenden bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse mit einem sechsstelligen Code. Eine Anmeldung mit Google oder Apple ist nicht erforderlich. Bestätigte Anfragen werden in einem nicht öffentlichen WordPress-Postfach gespeichert und an die von Realistic Asia eingerichtete Empfängeradresse gemeldet. Sie erhalten eine Eingangsbestätigung. Wir dokumentieren Eingang, Bestätigung der Datenschutzhinweise und Versandstatus. Eine freiwillige Auswahl für Reisetipps und Angebote speichern wir getrennt mit Zeitpunkt und Formularversion.
Bei einer Buchung: Für die konkret vereinbarten Leistungen können zusätzliche Namen der Mitreisenden, erforderliche Pass- oder Reisedokumentdaten, Rechnungsangaben und Zahlungsinformationen nötig werden. Diese Angaben fordern wir gesondert an. Das Anfrageformular ist kein Zahlungsformular und verlangt keine Kreditkartennummern oder Passkopien.
Technische Nutzung: Beim Seitenaufruf können IP-Adresse, Zeitpunkt, angefragte Datei oder Seite, Browser- und Geräteinformationen sowie Sicherheitsereignisse anfallen. Eine IP-Adresse kann personenbezogen sein. Bei aktiviertem Formularversand speichern wir außerdem die für Zuordnung und Nachweis notwendigen Informationen zur Anfrage und zu erteilten Einwilligungen.
Angaben können unmittelbar von Ihnen oder von einem von Ihnen beauftragten Reisevermittler bzw. einer für die Gruppe handelnden Person stammen. Bitte informieren Sie Mitreisende, bevor Sie deren Daten übermitteln. Für Kinder genügt in der ersten Planung normalerweise die Altersangabe; vollständige Geburtsdaten werden im Anfrageformular nicht benötigt.
Wofür wir Angaben verwenden
Wir nutzen Ihre Angaben, um Ihre Wünsche zu verstehen, Angebote vorzubereiten, Rückfragen zu beantworten und vereinbarte Reiseleistungen zu organisieren. Bei einer Buchung gehören dazu die Abstimmung mit Hotels, Transport- und anderen Leistungspartnern sowie Unterstützung bei Problemen vor oder während der Reise.
Weitere Zwecke sind die Bearbeitung von Rückmeldungen und Beschwerden, gesetzlich erforderliche Dokumentation und der Schutz unserer Systeme vor Missbrauch. Statistische Auswertungen ohne Personenbezug sind von einer personenbezogenen Werbeauswertung zu unterscheiden. Eine Reiseanfrage allein führt nicht zur Anmeldung für einen Newsletter.
Rechtsgrundlagen und freiwillige Angaben
Soweit die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) anwendbar ist, stützen wir die für ein angefragtes Angebot oder einen Vertrag erforderliche Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Eine gesonderte Einwilligung kann Grundlage für optionale Werbung oder andere ausdrücklich benannte Zusatzverarbeitungen sein (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO).
Für die Sicherheit und Missbrauchsabwehr kommt Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO in Betracht; unser Interesse liegt im verlässlichen und sicheren Betrieb. Soweit eine auf uns anwendbare unions- oder mitgliedstaatliche Rechtspflicht eine Verarbeitung verlangt, gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO. Die konkrete Grundlage richtet sich nach dem jeweiligen Zweck.
Pflichtfelder sind im Formular gekennzeichnet. Ohne die für eine Antwort und Reiseplanung notwendigen Angaben können wir Ihre Anfrage möglicherweise nicht bearbeiten. Freiwillige Angaben können offen bleiben; insbesondere ist die Einwilligung in Werbung keine Voraussetzung für die Reiseberatung.
Besondere Bedürfnisse und sensible Informationen
Manche Reisebedürfnisse können Rückschlüsse auf Gesundheit, Religion oder andere besonders geschützte Merkmale erlauben. Bitte tragen Sie keine ausführlichen Gesundheitsdaten oder andere sensible Unterlagen in freie Formularfelder ein. Soweit solche Informationen für eine bestimmte Leistung wirklich notwendig sind, stimmen wir Zweck, sicheren Übermittlungsweg und erforderliche Empfänger persönlich mit Ihnen ab.
Eine hierfür erforderliche ausdrückliche Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 Buchst. a DSGVO wird gesondert eingeholt. Die allgemeine Bestätigung im Anfrageformular ist keine pauschale Erlaubnis zur Verarbeitung sämtlicher sensibler Daten.
Wer Daten erhalten kann
Innerhalb von Realistic Asia erhalten nur Personen Zugriff, die die Angaben für ihre Aufgabe benötigen. Je nach Auftrag können notwendige Informationen an Hotels, Guides, Beförderungsunternehmen, Fluggesellschaften, Reisevermittler und andere konkret eingesetzte Leistungspartner weitergegeben werden. Für Websitebetrieb, Kommunikation und Abrechnung können IT-, Hosting-, Kommunikations- und Zahlungsdienstleister hinzukommen.
Behörden oder andere berechtigte Stellen erhalten Daten, soweit hierfür eine rechtliche Grundlage besteht. Eine allgemeine Kenntnisnahme dieser Erklärung ersetzt weder die erforderliche Rechtsgrundlage noch eine gegebenenfalls gesondert nötige Einwilligung.
Nach unserer internationalen Richtlinie werden vollständige Kreditkartendaten bei einer Kartenzahlung vom eingesetzten Zahlungsdienst verarbeitet, nicht im Reiseanfrageformular gespeichert. Der im jeweiligen Zahlungsprozess tatsächlich eingesetzte Anbieter und dessen Hinweise sind vor der Zahlung zu beachten.
Reiseorganisation und internationale Datenübermittlung
Unser Reiseorganisationsteam sitzt in Vietnam. Abhängig von Ihrer Route können weitere Partner in den bereisten Ländern einbezogen sein. Damit können personenbezogene Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden; dort können andere Datenschutzstandards gelten.
Soweit die DSGVO für eine Übermittlung gilt, sind neben der Grundlage für die Verarbeitung auch die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO zu beachten. Welche Empfänger, Länder und Übermittlungsgrundlagen für Ihren Fall maßgeblich sind und wie Sie Informationen über etwaige Garantien erhalten, können Sie bei request@realisticasia.com erfragen. Diese Fassung behauptet keine bereits nachgewiesene Angemessenheit oder für sämtliche Empfänger abgeschlossene Standardvertragsklauseln.
Hosting, Formularschutz und externe Inhalte
Hosting: Die deutschsprachige Website wird über Kinsta bereitgestellt. Zur Auslieferung und Absicherung werden technische Verbindungs- und Serverdaten verarbeitet. Angaben zum Hostinganbieter finden Sie in den Datenschutzhinweisen von Kinsta; für die auf unserer Website erhobenen Kundendaten bleiben wir Ihr Ansprechpartner.
Formularschutz und Verifizierung: Für Reiseplanung und Kontakt verwenden wir eine E-Mail-Bestätigung per sechsstelligen Code sowie Cloudflare Turnstile zur Missbrauchsabwehr. Dabei können Cloudflare technische Geräte-, Browser- und Verbindungsdaten zur Sicherheitsprüfung übermittelt werden. Die Prüfung wird im Zusammenhang mit dem angeforderten Formularversand aufgerufen. Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutzhinweisen von Cloudflare. Code und Bestätigungsstatus dienen der Prüfung der angegebenen Adresse; sie sind keine Werbeeinwilligung.
Karten, Videos und externe Dateien: Auf einzelnen Seiten können externe Inhalte oder Ressourcen geladen werden, etwa OpenStreetMap-Kacheln für Routenkarten, Bibliotheken über jsDelivr, eingebettete Videos oder einzelne extern bereitgestellte Bilder. Bei deren Abruf erhält der jeweilige Anbieter technische Verbindungsdaten. Eine Verlinkung zu einem sozialen Netzwerk ist von einem eingebetteten Inhalt zu unterscheiden: Beim Öffnen des Links gelten die Hinweise der Zielplattform.
Die Auswahl für Statistik und Marketing steuert die in den Cookie-Einstellungen genannten Messdienste. Sie ersetzt keine Information über separat angeforderte Karten oder externe Medien. Bitte beachten Sie die Hinweise beim Aufrufen dieser Inhalte und die Datenschutzhinweise der jeweiligen Anbieter.
Freiwilliger KI-Reisechat und Kontaktaufnahme
Wenn Sie den KI-Reisechat starten, verarbeiten wir Ihre Nachrichten, den Gesprächskontext und daraus zusammengefasste Reisepräferenzen zur automatisierten Reiseberatung. Dafür nutzen wir die OpenAI API. Beim Start wird Cloudflare Turnstile zur Missbrauchsabwehr aufgerufen; Cloudflare erhält dabei technische Geräte-, Browser- und Verbindungsdaten. Diese freiwillige Funktion ist unabhängig von Ihrer Auswahl für Statistik und Werbung. Eine persönliche Anfrage über unser Formular bleibt auch ohne KI-Chat möglich.
Die freiwillige KI-Verarbeitung erfolgt nach Ihrer aktiven Bestätigung auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO, soweit anwendbar). Die für die ausdrücklich angeforderte Sitzung erforderliche Speicherung stützen wir, soweit anwendbar, auf § 25 Abs. 2 TDDDG. Sie können weitere KI-Verarbeitung jederzeit durch Beenden des Chats stoppen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zu einem Widerruf bleibt unberührt.
Vor dem Start können Sie freiwillig einen Kontaktweg wählen und Ihre E-Mail-Adresse oder Telefonnummer angeben. Ihr Name ist optional. Eine gesonderte, nicht vorausgewählte Bestätigung bezieht sich ausschließlich auf die Kontaktaufnahme durch unser Reiseteam zu dieser Reiseanfrage, auch bei einem abgebrochenen Chat. Dies ist keine Anmeldung zu einem Newsletter und keine allgemeine Werbeeinwilligung. Sie können ebenso ohne Kontaktdaten chatten. Nicht abgesendete Eingaben werden von dieser Chatfunktion nicht gespeichert. Die Kontaktanfrage dient der von Ihnen gewünschten vorvertraglichen Beratung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, soweit anwendbar); soweit eine zusätzliche Einwilligung für den gewählten Kommunikationsweg erforderlich ist, wird diese gesondert eingeholt. Eine Kontaktaufnahme kann jederzeit für die Zukunft abgelehnt werden.
Nach dem Start speichern wir den vollständigen, von Ihnen abgesendeten Chatverlauf einschließlich der KI-Antworten und einer als KI-generiert gekennzeichneten Zusammenfassung verschlüsselt auf unserem Website-Server. Freiwillig übermittelte Kontaktdaten, Kontaktweg, Zeitpunkt und Version der Bestätigung werden getrennt vom an OpenAI übermittelten Gesprächskontext gespeichert. Befugte Administratoren können die Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage ansehen. Bei Sitzungsende wird eine vollständige Kopie einschließlich der von Ihnen abgesendeten Kontaktdaten an unser internes Reiseteam-Postfach versandt, auch wenn Sie das Chatfenster schließen. Ein Gespräch ohne Kontaktanfrage berechtigt nicht zur späteren Kontaktaufnahme.
An OpenAI senden wir nur den für die Antwort benötigten Gesprächsausschnitt, zusammengefasste Reisepräferenzen und ausgewählte öffentliche Tourinformationen. Die Kontaktdaten aus den Eingabefeldern werden nicht an OpenAI übermittelt. Eine zusätzliche automatische Filterung einfacher E-Mail-Adressen und Telefonnummern in Chatnachrichten kann nicht alle personenbezogenen Angaben erkennen. Bitte geben Sie keine Pass-, Zahlungs- oder ausführlichen Gesundheitsdaten ein. KI-Antworten können Fehler enthalten und sind weder eine Buchung noch ein verbindliches Angebot.
Ein notwendiges Sitzungscookie enthält eine zufällige Kennung und läuft spätestens eine Stunde nach Chatstart ab. Eine Sitzung endet beim Schließen des Chatfensters, nach 15 Minuten ohne neue Nachricht oder durch ausdrückliches Beenden. Wenn ein Browser beim Verlassen der Seite kein Abschlusssignal senden kann, greift die Hintergrundroutine; deren Ausführung kann sich verzögern. Das Schließen allein löscht den gespeicherten Verlauf nicht.
Damit Sie Ihre bisherigen Gespräche beim erneuten Öffnen auf demselben Browser sehen, setzen wir nach dem Chatstart zusätzlich ein notwendiges Verlaufscookie mit einer zufälligen Kennung für 30 Tage. Die Kennung wird serverseitig nur als kryptografischer Prüfwert zur Zuordnung gespeichert. Der Verlauf ist 30 Tage ab der letzten Nachricht des jeweiligen Gesprächs wiederaufrufbar; nach einer neuen Chatnachricht wird die Cookie-Laufzeit erneuert. Es erfolgt keine geräteübergreifende Erkennung. Nach dem Löschen des Cookies oder auf einem anderen Browser kann der Verlauf nicht automatisch wiederhergestellt werden.
Für die Anfragebearbeitung bewahren wir Chats mit Kontaktanfrage 90 Tage und Chats ohne Kontaktdaten 30 Tage ab der letzten Chatnachricht auf. Danach sind die Datensätze nicht mehr zugänglich und werden durch die regelmäßige Löschroutine entfernt. Dies sind betriebliche Aufbewahrungsfristen, keine allgemeinen gesetzlichen Mindestfristen. Bei einer anschließenden Buchung gelten für die daraus entstehenden Vertragsunterlagen gesonderte gesetzliche Pflichten. Solange der Browser Ihrem Verlauf zugeordnet ist, können Sie über die Schaltfläche Gesamten Chatverlauf löschen die diesem Browser zugeordneten Website-Datensätze entfernen und einen noch ausstehenden Versand abbrechen. Später können Sie sich mit Ihrer Chat-Referenz an unseren Datenschutzkontakt wenden. Bereits zugestellte E-Mails, Exporte, technische Protokolle und Sicherungskopien sind davon zu unterscheiden und müssen separat nach den jeweils einschlägigen Löschregeln behandelt werden.
Nur wenn Sie die Übernahme ausdrücklich auswählen, wird eine Zusammenfassung vorübergehend im Sitzungsspeicher Ihres Browsers hinterlegt. Nach Übernahme ins Anfrageformular wird sie entfernt; nach 15 Minuten wird sie nicht mehr verwendet. Bitte prüfen Sie die Angaben vor dem Absenden.
Wir rufen die OpenAI API mit deaktivierter Speicherung des Antwortverlaufs auf (store: false). Dies bedeutet keine vollständige Speicherfreiheit beim Anbieter: Sicherheitsprotokolle können nach dessen Angaben grundsätzlich bis zu 30 Tage, in bestimmten rechtlichen oder sicherheitsbezogenen Fällen länger, aufbewahrt werden; technische Zwischenspeicher können hinzukommen. Weitere Informationen: Datenschutz bei OpenAI und Datenverarbeitung der OpenAI API. Eine Verarbeitung außerhalb des EWR ist möglich. Informationen zu Empfängern, vertraglichen Schutzmaßnahmen und Ihren Rechten erhalten Sie über unseren Datenschutzkontakt.
Nur bei erteilter Statistik-Einwilligung messen wir das Öffnen, den Beginn und den Wechsel zum Anfrageformular als getrennte Interaktionen. Chattexte, Kontaktdaten und Reisepräferenzen werden dabei nicht in Messereignisse aufgenommen. Ein Chatstart ist keine bestätigte Reiseanfrage.
Newsletter, Kontaktkanäle und Fotos
Reisetipps und Angebote per E-Mail setzen die gesonderte, freiwillige Auswahl im Formular oder eine andere geeignete Anmeldung voraus. Sie können eine Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen, etwa per E-Mail an request@realisticasia.com. Ihre Reiseberatung und vertraglich erforderliche Nachrichten sind davon getrennt.
Wenn Sie Telefon oder WhatsApp als Kontaktkanal wünschen, verwenden wir die dafür angegebene Nummer zur Kommunikation über Ihre Anfrage. Eine solche Auswahl ist keine allgemeine Werbeeinwilligung. Reisebilder, Bewertungen oder sonstige personenbezogene Inhalte werden nicht allein aufgrund einer Anfrage oder Buchung für Werbung freigegeben; eine erforderliche Erlaubnis ist gesondert zu klären.
Wie lange wir Angaben aufbewahren
Wir bewahren Angaben so lange auf, wie sie für den jeweiligen Zweck und zulässige Nachweise benötigt werden. Dabei unterscheiden wir unverbindliche Anfragen, abgeschlossene Buchungen, Rechnungsunterlagen, Sicherheitsprotokolle und Einwilligungsnachweise. Nach Wegfall des Zwecks werden Daten gelöscht oder tatsächlich anonymisiert, soweit keine entgegenstehenden Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten bestehen.
Unsere internationale Privacy Policy nennt für bestimmte Kundenbasis- und Transaktionsdaten einen Zeitraum von fünf Jahren nach Leistungserbringung. Dies ist keine pauschale Löschfrist für alle Website- oder Reisedaten. Die zutreffenden steuerlichen, vertraglichen und sonstigen Fristen müssen nach Dokumentart und anwendbarem Recht bestimmt werden; die abschließende Fristenübersicht gehört zur Freigabe dieser deutschen Fassung.
Ihre Rechte und wie Sie diese ausüben
Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, können Sie Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit verlangen. Gegen eine auf berechtigte Interessen gestützte Verarbeitung können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation Widerspruch einlegen. Gegen Direktwerbung können Sie jederzeit widersprechen.
Eine erteilte Einwilligung können Sie mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der vorherigen Verarbeitung bleibt unberührt. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder andere vorrangige Gründe können einer sofortigen Löschung bestimmter Daten entgegenstehen.
Schreiben Sie an request@realisticasia.com und beschreiben Sie Ihr Anliegen. Zur Vermeidung einer Auskunft an Unberechtigte kann eine angemessene Identitätsprüfung nötig sein. Soweit die DSGVO gilt, haben Sie außerdem ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde, insbesondere am Ort Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Arbeitsplatzes oder eines vermuteten Verstoßes. Ihre Anfrage wird nach den anwendbaren gesetzlichen Fristen bearbeitet.
Die hier beschriebene Reiseberatung trifft keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung. Ihre konkrete Route wird persönlich abgestimmt.
US-Datenschutzrechte: Abhängig vom Recht Ihres Bundesstaats und dessen Anwendbarkeit können Ihnen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Datenkopie sowie Widerspruch gegen den Verkauf oder die Weitergabe personenbezogener Daten für kontextübergreifende Werbung oder gegen zielgerichtete Werbung zustehen. Nutzen Sie Your Privacy Choices oder schreiben Sie an unseren Datenschutzkontakt. Wir berücksichtigen GPC bei den Website-Marketingdiensten. Auch Rückfragen oder ein nach anwendbarem Recht möglicher Einspruch gegen unsere Entscheidung können Sie an diesen Kontakt richten.
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Wir aktualisieren diese Erklärung bei Änderungen unserer Abläufe, eingesetzter Dienste oder rechtlicher Anforderungen. Der oben angegebene Stand bezeichnet diese redaktionelle Fassung. Neue Verarbeitungszwecke erfordern die jeweils nötige Information und gegebenenfalls eine neue Einwilligung.
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Die deutsche Fassung wurde für diese Website redaktionell bearbeitet. Sie können die internationale Unternehmensrichtlinie hier nachlesen: Internationale Privacy Policy von Realistic Asia.
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